Repositorio de recursos compartido con UNIDADES DE EQUIPO de Google Drive

Repositorio de recursos compartido con UNIDADES DE EQUIPO de Google Drive

En muchos centros tenemos la necesidad de crear un repositorio de recursos compartidos en el que nuestro profesorado pueda almacenar sus recursos digitales, compartirlos y poder buscarlos y acceder a ellos desde cualquier lugar.

Muchos centros disponen de Google Suite for education y para crear ese repositorio utilizan drive, creando una carpeta en mi unidad y compartiéndola con el profesorado.

Es una buena solución, pero desde que aparecieron las Unidades De Equipo en drive, creo que ésta es la mejor solución para este caso. ¿Vemos para qué sirven y las diferencias?.

¿Qué son las UNIDADES DE EQUIPO de Google Drive?

Las unidades de equipo de Google son espacios compartidos donde los equipos pueden guardar sus archivos, acceder y hacer búsquedas en ellos fácilmente desde cualquier lugar donde se encuentren y con cualquier dispositivo.

La diferencia principal entre los archivos de Mi unidad y los de una Unidad de Equipo, es que estos últimos pertenecen al equipo y no a un usuario concreto. Por ejemplo, si algún miembro deja la unidad (por ejemplo un alumno que cambia de nivel, un profesor que se marcha del centro o simplemente le restringimos el acceso a la unidad de equipo), los archivos permanecen en el mismo lugar para que el resto del equipo pueda seguir compartiendo información y trabajando igual que antes.

Diferencias entre Mi Unidad y Unidades de Equipo

Google en su sección de soporte de ayuda para desarrolladores nos presenta una tabla que creo que deja bastante claras las diferencias:

Unidades de equipo Mi unidad
¿Qué tipos de archivos puedo añadir? Cualquier tipo de archivo.* Cualquier tipo de archivo.
¿Quién es el propietario de los archivos y carpetas? El equipo. El usuario que ha creado el archivo o la carpeta.
¿Puedo mover archivos y carpetas? Los usuarios solo pueden mover archivos.

Los administradores pueden mover carpetas.

Sí.
¿Puedo sincronizar archivos en mi ordenador? Depende de la solución de sincronización que utilices:

  • File Stream de Drive: sí.
  • Copia de seguridad y sincronización: no.
Compartir archivos Todos los miembros del equipo ven el mismo conjunto de archivos. Puede que los usuarios no vean los mismos archivos en una carpeta, dependiendo del tipo de acceso que tengan a los archivos.
¿Cuánto tiempo permanecen en la papelera los archivos que elimino?
  • Todas las unidades de equipo tienen su propia papelera.
  • Los archivos y las carpetas de la papelera se eliminan permanentemente a los 30 días.
  • Los miembros pueden eliminar archivos concretos antes.
Los archivos o las carpetas permanecen en la papelera hasta que el usuario seleccione Eliminar definitivamente.
¿Puedo restaurar archivos? Sí, si tienes acceso para editaro acceso completo. Sí, si los has creado tú.

* Excepto Google Maps.

Propietarios y permisos

Una de las cosas más interesantes por las que creo que es la herramienta perfecta para los repositorios de recursos compartidos, es por el nivel de permisos.

Hasta ahora, cuando subíamos una archivo a Mi unidad y lo compartíamos, teníamos una serie de permisos:

  • Puede ver: el usuario puede ver el archivo, pero no puede editarlo ni compartirlo con nadie.
  • Puede comentar: el usuario puede realizar comentarios y sugerencias, pero no puede editar el archivo ni compartirlo con nadie.
  • Puede editar: el usuario puede realizar cambios, aceptar o rechazar sugerencias, y compartir el archivo con otras personas. Y también puede borrar.

El problema se presenta cuando tengo un documento que quiero que cualquier usuario pueda modificar. En este caso le tengo que dar permisos de “puede editar” pero eso significa que ¡puede borrar y mover ese documento!. Y muchas veces no es que se haga a propósito pero yo veo un archivo que estoy modificando, lo muevo a otra carpeta para que me resulte más sencillo sin darme cuenta que puede que el usuario que quiera acceder después puede no verlo. ¿Y si lo borro porque creo que es mío y ya no lo necesito?.

Si subimos ese mismo archivo a una Unidad de Equipo los permisos cambian:

  • Todos los permisos: de manera predeterminada, los usuarios pueden gestionar los miembros y subir, editar, mover o eliminar todos los archivos.
  • Permiso para editar: estos usuarios pueden editar todos los archivos y subir archivos nuevos, pero no pueden mover ni eliminar archivos.
  • Permiso para comentar: solo pueden comentar los archivos.
  • Permiso para ver: solo pueden ver los archivos.‌

Ahora, si quiero que un usuario pueda editar un documento, con el permiso para editar me aseguro de que podrán modificar el documento pero no moverlo a otro lugar ni eliminarlo, ¡perfecto!.

Permisos de las Unidades de Equipo en detalle

Os pongo una tabla resumen con el detalle de lo que se puede hacer con cada uno de los permisos de las Unidades de Equipo.

Acceso completo Permiso para editar Permiso para comentar Permiso para ver
Puede ver archivos y carpetas
Puede añadir comentarios en los archivos NO
Puede editar archivos NO NO
Puede crear y subir archivos, así como crear carpetas NO NO
Puede añadir usuarios a unidades de equipo o quitarlos NO NO NO
Puede añadir usuarios a determinados archivos NO NO
Puede cambiar de lugar archivos y carpetas NO NO NO
Puede eliminar archivos y carpetas NO NO NO
Puede restaurar archivos de la papelera NO NO

 

¿Queréis más información sobre las Unidades de Equipo de Drive? En el centro de aprendizaje de Google hay una sección dedicada a las Unidades de Equipo donde muestran en detalle para que sirven y cómo podemos crearlas y configurarlas paso a paso. 

 

¿Alguien las ha usado con otros fines? ¿creéis que puede adaptarse mejor para otros usos? ¡Dejad un comentario y lo debatimos!.